Eliminare i documenti cartacei in favore della digitalizzazione

Eliminare i documenti cartacei in favore della digitalizzazione

Grazie alla modernizzazione e al veloce progresso nel campo tecnologico, sono cambiate molte cose in materia aziendale. Per esempio, non esiste più il bisogno di stampare ogni tipo di documento e archiviarlo in grossi faldoni quando le norme lo richiedono. Con l’avvio della conservazione sostitutiva, si è instaurata una nuova procedura che conferisce lo stesso valore legale nel tempo ai documenti e alle notifiche elettroniche.

Dal 31 marzo 2015, momento in cui è entrato in vigore l’obbligo di fatturare elettronicamente verso la Pubblica Amministrazione (ministeri, comuni, regioni, albi professionali, forze dell’ordine), il termine conservazione digitale è entrato a far parte del lessico aziendale. Questa viene applicata soprattutto negli ambiti fiscali e tributari, assicurativi, risorse umane, sanitari e contrattualistici.

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica che conferisce valore legale a un documento informatico nel tempo. In questo modo, il documento è equiparabile legalmente alla sua copia in cartaceo. I vantaggi di questo processo sono molteplici, tra i quali c’è l’enorme risparmio dei costi per la stampa, l’archiviazione e lo stoccaggio, oltre al risparmio di spazio e di tempo dovuto alla consultazione immediata dei documenti.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale prevede che la conservazione digitale dei documenti informatici garantisca la leggibilità, l’affidabilità, l’autenticità e l’integrità degli stessi, in modo da ottenere una consultazione veloce e intuitiva di tutti i documenti. In più, grazie a questo tipo di approccio sarà più facile l’integrazione con i gestionali aziendali e con i servizi di invio multi canale, con i quali i documenti avranno una maggior tenuta nel tempo a fini probatori.

I documenti digitali devono essere accompagnati dalla marcatura temporale, ossia una sequenza di caratteri generata da un Ente Certificatore, detto Time Stamping Authority (TSA), la quale è in grado di certificarne legalmente la data e l’orario. Inoltre, la firma digitale, garantisce l’autenticità del soggetto che ha firmato in origine, la riservatezza e l’integrità del contenuto della fattura elettronica.

Le aziende possiedono sistemi informatici in grado di gestire documenti digitali e la conservazione elettronica velocizza il processo di sostituzione dei fogli di carta. Tra i documenti digitali si possono infatti trovare: fatture attive e passive, DDT, scontrini, modelli F24, registri assicurativi, contratti, quietanze, polizze, cedolini, CU, documenti sanitari, contributi e note spese.

La Legge italiana stabilisce inoltre che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare documenti in formato elettronico beneficiando dei vantaggi della gestione documentale, potendo eliminare la copia cartacea dello stesso documento. Tuttavia, esistono documenti che non possono essere sottoposti a conservazione digitale, come le scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale, quelli del settore delle accise e delle imposte di consumo.

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